概要
本記事では、「楽楽明細」を利用して電子帳簿保存法対応する際に必要となる共通の設定についてご案内します。
共通の設定
保存期間の設定
「楽楽明細」では保存期間を最長１２年０か月まで設定できますので、
法定期間内の保存ができます。設定方法については以下をご参照ください。
※必要な保存期間については、必ず貴社法務部門や税理士の方、所轄の税務署などへ詳細を確認し、適切な設定をするようにお願いいたします。
- メニュー＞基本設定＞システム設定へ遷移します。
- 以下の項目を必要に応じて設定変更をしてください。
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保存期間
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データの保存期間を、０年１か月～１２年０か月まで設定できます。
貴社のご契約プランで定められている使用可能容量に収まるよう、データ保存期間をご検討ください。
※必要に応じて容量追加オプションもご用意しております。
※保存期間が過ぎたファイルは、1日単位で削除されます。
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マイページに表示する期間
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取引先のマイページに帳票を表示する期間の設定ができます。
保存期間より長い期間の設定はできません。
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削除通知
メール
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保存期間が過ぎ、データの削除が行われた際に、管理者メールアドレス宛に通知メールを送信するかどうか設定できます
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CSVファイル発行
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帳票発行の際、CSVファイルも発行する場合に選択します。
※本設定にチェックを入れると、CSVアップロードの場合と、ZIPファイルとともにCSVファイルも取り込む設定にしている場合に、CSVファイルがあわせて発行されるようになります。
※CSVをメールに添付して送信したい場合は、「PDF を添付するメールには、CSVファイルも添付する」を選択します。
※発行するCSVファイルに表示される項目は「表示項目の設定」で編集することができます。
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各種検索項目の設定
帳票管理画面にて、どの項目を対象金額として検索対象とするかは
以下の設定をお願いします。
※対象日付については、各アップロード方法により設定が異なります。
取引先名はフリーワード検索を用いるため個別の設定は必要ありません。
- メニュー＞基本設定＞帳票の設定に遷移します。
- 設定を変更したい帳票の「詳細」をクリックします。
- 「金額項目」として指定したい帳票項目を選択します。（※1）
- 「変更する」をクリックします。
検索設定
「楽楽明細」にアップロード後、帳票管理画面にて検索をするためには、
「帳票項目の設定」より、検索の対象項目に設定をする必要がございます。
- メニュー＞基本設定＞帳票項目の設定画面に遷移します。
- キーワード検索の対象としたい項目については、「キーワード検索」の
チェックボックスにチェックをいれます。
※取引年月日・取引金額にあたる項目につきましては「CSV取込必須」のチェックをいれます。
- 追加項目の設定が完了したら、画面左下の「変更する」をクリックします。
※「変更する」をクリックするまで、設定は確定されません。
誤って戻るボタンなど押さないようご注意ください。
表示項目の設定
帳票管理画面の検索結果やCSV出力で表示する項目については
「表示項目の設定」より設定することができます。
- メニュー＞基本設定＞表示項目設定の画面に遷移します。
- 「帳票一覧」・「帳票一覧（CSV出力）」の鉛筆マークより編集画面に入ります。
- 編集画面にて取引先名、取引年月日、取引金額などの項目を「表示項目」として設定することで検索結果画面へ表示、CSV出力することができます。
- ※電子帳簿保存上必要な取引先名、取引年月日、取引金額のほか、帳票のCSV設定で「見出し項目」（※1）として設定されている項目や、ダウンロード日時などの「システム項目」など、帳票を構成する各種記録事項などが候補となり指定することができます。
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