このようなお悩みをお持ちではありませんか？
実際、多くのお客様から複数拠点での「楽楽明細」の利用について
お問い合わせをいただいています。
そこで本記事では、複数拠点で「楽楽明細」をスムーズに利用開始いただくためのチェックポイントを分かりやすく解説します。
「楽楽明細」では、基本的に1つの環境で複数拠点の利用が可能です。
しかし、一部の設定項目は1環境につき1つしか設定できないなど、注意が必要です。
既存の環境で複数拠点の利用が可能かどうか、またどのような対応が必要か、事前に以下のチェックポイントをご確認ください。
※複数拠点で異なる帳票を発行する場合や、設定が必要な場合は、環境の追加をおすすめします。
「楽楽明細」で複数拠点の利用を検討する際にチェックすべきポイントは複数あります。
ここでは、特に注意が必要な4つのポイントについて、一つずつ解説し、
対応策をご紹介します。
それでは、順番に見ていきましょう。
新しい拠点で「楽楽明細」を利用しようとした際に、「拠点間で異なる取引先に対して同じ顧客コードが割り振られていることが分かった」というケースがございます。
一方、「楽楽明細」では、顧客コードが重複すると登録エラーとなり、
新規取引先の顧客情報を登録できません。
そのため、拠点間での顧客コードが重複してしまうと、「楽楽明細」への登録自体ができません。
上記より、新しい拠点で「楽楽明細」の利用をご検討の場合は、
登録済みの顧客コードと新たに登録する取引先の顧客コードが重複していないかを必ずご確認ください。
重複する場合は以下の対応策をもとにご検討をお願いいたします。
新しい拠点で「楽楽明細」を利用しようとした際に、「拠点ごとに顧客情報や帳票の閲覧・編集を制御したいニーズが出てきた」というお声もよく頂戴します。
一方、「楽楽明細」では、特定の顧客や拠点ごとに画面を分けることはできません。
そのため、複数拠点の情報が同一の帳票管理・顧客管理画面に表示されます。
これにより、担当者が誤って別拠点の顧客情報や帳票を閲覧・編集・削除してしまうリスクがあります。
この点を踏まえて、新しい拠点で「楽楽明細」の利用を検討する際には、
拠点毎に閲覧・編集・削除の制御が必要になるかを必ずご確認ください。
必要になる場合、対応策を参考に運用をご検討ください。
▼「顧客管理」画面イメージ
設定手順については、
複数部署で1環境を利用する場合、部署ごとに顧客・帳票データを検索できますか？
をご参照ください。
帳票名にも注意が必要です。
新しい拠点で「楽楽明細」を利用しようとした際に、「別拠点で同じ帳票名・異なるレイアウトの帳票を取り扱っていることが分かった」というケースもよくお伺いします。
「楽楽明細」では、同一帳票名で複数の帳票を作成することができますが、同一名称の帳票を作成することで帳票データを取り込む際に選択する「帳票」がどの拠点用なのか識別できなくなる可能性がございます。
これにより、誤って別拠点向けの帳票レイアウトを選択して発行ミスにつながるリスクがございます。
この点を踏まえて、新しい拠点で「楽楽明細」の利用を検討する際には、
別拠点で同じ名称の帳票が存在しているかを必ずご認ください。
同じ名称の帳票が存在している場合、対応策を参考に運用をご検討ください。
なお、帳票名は取引先にも表示されるため、帳票名に帳票名以外の名称を追加したくない場合には「承認フローオプション」を活用することで解決できます。
また、必要に応じてスタッフの追加が必要になった場合は、
「スタッフ数追加オプション」をご検討ください。
複数拠点で「楽楽明細」を利用する際は、事前の確認と準備が重要です。
本記事で解説した内容を参考に、貴社の状況をチェックし、現状の環境での利用、機能追加、または新規環境の導入など、最適な方法をご検討ください。
最後までお読みいただき、誠にありがとうございます。
ご不明点やご質問がございましたら、「楽楽明細」お問い合わせフォームよりどうぞお気軽にお問い合わせください。
引き続き、より良いサービスの提供に努めてまいりますので、よろしくお願いいたします。
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