毎月の請求書発行は「楽楽明細」で楽になった。
でも、「納品書」に関する業務の中でこのようなお悩みを抱えていらっしゃいませんか？
実は、「楽楽明細」で納品書も電子発行できることをご存知でしょうか。
本記事では、「楽楽明細」をご契約中の皆様だからこそ実感いただきやすい、納品書電子化のメリットと、業務のBefore／Afterを交えて業務が
どのように変わるのかをご紹介します。
1. まずは確認！「納品書電子化」3つの基本メリット
まずは、紙運用から電子発行に切り替えること自体の基本的なメリットを3点ご紹介します。
1.1. 印刷・封入・発送作業が「完全ゼロ」に
納品書を電子発行に切り替えれば、これまで当たり前だった
「紙に印刷する」「折って封筒に入れる」「切手を貼って郵送する（または同梱する）」
といった一連の物理的な作業がすべて不要になります。
担当者を単純作業から解放し、より付加価値の高い業務に時間を使えるようになります。
※月の発行件数500件の場合の年間の導入効果（ラクス調べ）
1.2. 郵送費・紙代などの大幅なコスト削減を実現
作業がゼロになるということは、そこにかかっていたコストもゼロになるということです。
郵送費、封筒代、紙代、プリンターのトナー代やリース代、メンテナンス費用…。
請求書発行で既に効果を実感されているかと存じますが、発行枚数が多い納品書であれば、さらに大きな経費削減効果が期待できます。
※月の発行件数500件の場合の年間の導入効果（ラクス調べ）
1.3. 誤送付リスクの解消と管理の効率化
手作業による仕分けや封入作業には、常に宛先間違いなどの「誤送付リスク」が伴います。
電子化は、システムが自動で送付先を判別するため、このヒューマンエラーを根本から防ぎます。
また、発行した納品書はデータとしてシステム上に保管されるため、「あの納品書はどこにいったか」と紙の控えを探す手間もなくなり、検索や管理が格段に効率化されます。
2. 「楽楽明細」だからできる！納品書発行の＋αメリット
上記のメリットに加えて、「楽楽明細」を既にご利用中の皆様だからこそ得られる、さらに強力なメリットが存在します。
2.1. 毎日発生する「仕分け作業」の完全自動化
納品書は、請求書と違って「取引の都度、五月雨式に」発生するのが特長です。
「楽楽明細」なら、皆様が請求書発行でご利用中の自動仕分け機能を、そのまま納品書発行にもお使いいただけます。
販売管理システムから出力した納品書データを一括で取り込むだけで、あとは「楽楽明細」が取引先ごとに自動で仕分け、発行準備を完了させます。
もう、担当者が一件一件、発行先を振り分ける必要はありません。
2.2. 物流部門の負担を減らし、業務を抜本的に効率化
現在、納品書を「商品に同梱」して発送されている場合、
物流現場では「ピッキングした商品と、正しい納品書を突き合わせ、梱包する」という、神経を使う作業が発生しています。
「楽楽明細」で納品書をWEB発行に切り替えれば、この同梱作業そのものが不要になります。
物流部門の工数を大幅に削減し、発送ミスを防ぐことにも繋がります。
経理部門だけでなく、関連部門の業務効率化にも貢献できるのです。
2.3. 発行頻度・件数が多くても、ミスなく迅速に対応
発行件数が多いほど、手作業による封入・封緘ミスや誤発送のリスクは高まります。
「楽楽明細」は、現在お使いの既存システムの出力データ（CSV／PDFなど）をそのまま取り込める※ように設定可能です。
データをアップロードするだけで発行が完了するため、手作業が介在する余地がなくなり、誤封入・誤発送を根本から防止できます。
（※ご利用いただいておりますデータの「楽楽明細」への取込可否につきましては担当者までご相談ください）
2.4. 既にある「楽楽明細」の運用基盤を活かせる
請求書発行で既に「楽楽明細」をご利用中であれば、社内の操作理解や取引先への案内ノウハウを活かしやすい点も大きなメリットです。
新しい仕組みを一から導入するのではなく、現在お使いの発行基盤を納品書にも広げることで、スムーズに電子化を進めやすくなります。
2.5. メール・FAX送信・郵送など取引先ごとに適した方法で「楽楽明細」から送付できます
納品書を電子化したいと考えていても、すべての取引先を一度にWEB発行へ切り替えることが難しい場合があります。
例えば、取引先によっては、これまでどおりFAXや紙での受け取りを希望されるケースもあります。
「楽楽明細」では、WEB発行だけでなく、メール送信、FAX送信、郵送代行など、取引先に合わせた送付方法を選択できます。
そのため、WEBで受け取れる取引先から段階的に電子化を進めながら、FAXや郵送が必要な取引先への送付も同じ仕組みの中で対応できます。
取引先ごとに異なる送付方法を維持しながら、帳票の発行・送付業務を効率化できるため、無理なく電子化を進めることが可能です。
3. Before／After：分断された業務フローから、統一されたスマートなフローへ
「楽楽明細」で納品書を発行すると、皆様の日々の業務は具体的にどう変わるのでしょうか。 2つの業務フロー図で、その違いをぜひ見比べてみてください。
【Before】手作業による非効率な発行フロー
まずは、従来の紙を中心とした運用フローです。
発行元、受取先ともに、多くの手作業ステップが発生していることがわかります。
発行元は、納品書を作成した後、「印刷」「送付先ごとに仕分け」「封入・封緘」「投函・手渡し」「ファイリング保管」…と、非常に多くの工数がかかります。
特に、五月雨式に発生する納品書を都度「仕分け」する作業は、大きな負荷となりがちです。
これは受取先でも同様で、「請求先ごと仕分け・保管」という手間が発生しています。
【After】請求書も納品書も「楽楽明細」で完結！統一されたスマートな業務フロー
次に、「楽楽明細」を納品書発行にご活用いただいた場合のフローです。
業務がいかにシンプルになるか、一目瞭然です。
発行された納品書は「楽楽明細」上で一元管理され、受取先もWEB上で受領・確認し、そのまま請求書との照合も可能になります。
このように、「楽楽明細」を活用することで、発行側の手間とミスを劇的に削減できます。
それだけでなく、受取側のお取引先様にとっても「すぐに納品書を確認できる」「請求書と同じ画面で管理でき、照合が容易になる」といったメリットがあり、双方の業務負担が軽減されます。
発行頻度の高い納品書だからこそ、この「仕分け・保管の手間の削減」は
大きな効果を発揮します。
4. まとめ：納品書発行の手作業の手間、「楽楽明細」で無くしませんか？
五月雨式に発行される納品書の仕分けや管理にかかる手間は、皆様が認識されている以上に、企業にとって大きな負担となっています。
「楽楽明細」は、今回ご紹介した納品書だけでなく、支払通知書、支払明細、領収書などあらゆる帳票の電子化を通じて、手間とコストの削減、管理の一元化を実現するプラットフォームです。
「楽楽明細」を請求書発行だけでなく、ぜひ納品書業務にもご活用いただき、バックオフィス業務全体の生産性をさらに向上させてください。
「楽楽明細」をさらにご活用いただくために
納品書の電子化に関するご意見・ご質問をお聞かせください。
本記事をお読みいただきありがとうございます。
今後のサービス改善、および貴社に役立つ情報提供のために、ぜひ検討状況をお聞かせください。
ご質問やご相談がある場合は、カスタマーサクセス担当より個別に対応いたします。
この記事が、皆様のさらなる業務効率化のきっかけとなれば幸いです。
最後までお読みいただき、誠にありがとうございました。
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