このようなお悩みをお持ちではありませんか？
実際、取引先のWEBへの切り替え対応に苦戦しているとの声が多く寄せられています。
本記事では、こうした課題を解決するため、複数回ご案内することを前提としたアプローチ方法と具体的なご案内文例をご紹介します。
WEB利用登録率が高いケースでは、1回のご案内で終わらせず、
取引先の状況やニーズに応じたメッセージを最低でも3回以上送付することで、WEB利用登録率を効果的に高めています。
しかし、「ただ送付回数を増やせばいい」というわけではありません。
送付タイミングやメッセージ内容の工夫が成功のカギとなります。
▼全体のスケジュール例とポイント
ここからは、各タイミングでのご案内内容の具体例と効果的な進め方をご紹介します。
初回のご案内では、基本的に雛形を活用いただくケースが多く見られます。
このご案内は、請求書発行方法を従来の紙ベースから「楽楽明細」を利用したWEB発行に切り替える初回のお知らせとして使用します。
初回案内では、特にシンプルで分かりやすい内容が重要です。
「WEB発行が始まる」というメインメッセージを明確に伝えることで、
取引先に全体像を理解していただくことを目的としています。
【WEB化のご案内 雛形】
詳しくはSTEP2 WEB化のご案内を参照ください。
2回目のご案内では、初回案内時よりも取引先の状況や立場に寄り添った工夫が必要です。
初回案内だけでは、内容の重要性やメリットが十分に伝わっていない場合もあるため、次の4つのポイントを意識して、より分かりやすく、魅力的な情報をお届けすることが大切です。
まず、冒頭の文面は、取引先に「これは重要な案内だ」と感じてもらうための大切な部分です。
興味を引くためには、同じ表現を繰り返すのではなく、新しい視点や切り口を取り入れることで、ご案内内容に興味を持っていただきやすくなります。
たとえば、「【再送・ご登録のお願い】WEB請求書確認サービスのご案内」といったタイトルで、再度のご案内であることを明確に伝えたり、
「迅速かつ安全に請求情報をお届けするサービス」と
簡潔にメリットを説明したりすることで、重要性が伝わりやすくなります。
次に、取引先が実際にどのような利点を得られるのかを改めて考え、
初回とは異なる視点でメリットを伝えることが効果的です。
たとえば、「到着スピードが早くなる」だけでなく具体的な業務改善やコスト削減といった効果を明確に示すことで、
より説得力を高めることができます。
取引先にスムーズに登録いただくためには、「登録期日」を明記することが非常に効果的です。
具体的な期日を示すことで、「早めに対応しなければ」と感じてもらいやすくなり、後回しにされるリスクを減らすことができます。
登録期日は、送付日から約1か月後を目安に設定するのがおすすめです。
経理担当にとっては、月末月初が1か月の中で最も忙しくなりやすい傾向にあります。
そのため、これらの時期を避けることをお勧めします。
請求書と同封したり、月末月初にご案内文を送付したりする場合、取引先の繁忙期と重なる恐れがあります。
取引先が多忙な状況では、ご案内文を十分に確認できない可能性があり、
その結果、登録が遅れてしまうことが懸念されます。
たとえば、月末月初を避け、月中に送付することで効果が期待できます。
少し余裕のあるタイミングでお届けすることで、内容をしっかり確認していただける可能性が高まります。
以下に、各ポイントを反映したサンプルをご用意しました。
※注意：こちらのサンプルは参考用です。
貴社のご状況に合わせて内容をご確認のうえご利用ください。
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初回では概要やメリットを伝え、2回目では取引先の状況に寄り添った内容を中心に
ご案内します。
一方で、3回目のご案内では「緊急性」や「無理なく対応できる」という点を
わかりやすく伝えることが大切です。
「まだ対応が済んでいなかった」と気づかれた取引先に、スムーズに行動して
いただけるよう、緊急性を強調しつつも負担を軽減できるような工夫を加えましょう。
次の2つのポイントを意識することで、ご案内内容が目に留まりやすくなり、
対応を優先していただくきっかけを作ることができます。
3回目のご案内では、冒頭の文面を工夫することで、
取引先に「早めに対応しよう」と思っていただけるきっかけを作ることが重要です。
特に、締切が迫っている旨をわかりやすく伝えることで、
緊急性を感じてもらいやすくなります。
「登録が手間」「時間が取れない」と感じる取引先様への配慮として、
ご案内文に「登録代行」や「郵送対応」の選択肢を記載することが効果的です。
たとえば、「郵送での対応をご希望の場合は、〇〇までご連絡ください」や、
「登録が難しい場合は代行対応いたします」といった文言をご案内文に加えることで、
取引先が状況に応じて選べるようになります。
これにより、必要に応じてご連絡いただけるほか、
「連絡するくらいならオンラインで登録しよう」と考えて、自ら登録を進めていただく
きっかけを作ることができます。
以下に、各ポイントを反映したサンプルをご用意しました。
※注意：こちらのサンプルは参考用です。
貴社のご状況に合わせて内容をご確認のうえご利用ください。
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【重要・ご登録のお願い】WEB請求書確認サービスのご案内 拝啓 平素より大変お世話になっております。貴社の益々のご繁栄をお祈り申し上げます。 また、WEB登録が難しい場合やお時間が取れない場合は、弊社にてお手続きを進めさせて |
最後までお読みいただき、誠にありがとうございます。
今回のご案内が、スムーズなWEBへの切り替えと業務効率化のお手伝いになれば幸いです。
引き続き、より良いサービスをご提供できるよう努めてまいります。
ご不明点やご質問がございましたら、お問い合わせフォームよりお気軽にお問い合わせください。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
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