管理者宛に届くエラーメールや通知メールの内容がわからない場合どうしたら良いですか？

「楽楽明細」の運用中、管理者宛に英語のメールや、内容の判別が難しいメールが届く場合、主に以下のケースが考えられます。

・受取側（取引先）のメール設定による「自動返信（不在通知など）」
・メールアドレスの誤りや受信拒否による「配信エラー（バウンスメール）」
・メールボックスの容量超過による「受信失敗」

下記の手順に従って、メール内容を確認してください。

対処手順

1. メール本文の内容を確認し、自動返信か配信エラー（バウンス）かを判別する

（1） メール本文に「Out of Office」や「不在にしております」といった文言がある場合は、受取側の自動返信機能による通知です。この場合、メール自体は相手のサーバーに届いていますので、再送の必要はありません。
（2）英文で記載されている場合は、ブラウザの翻訳機能などを活用して内容を確認してください。
（3）エラーメッセージが文字化けして解読できない場合は、電子メールの仕組み（エンコード）に起因するものであるため、外部のデコードツールなどを利用して貴社にて解析を行ってください。

該当のメールが「配信エラー（バウンスメール）」である場合は、次の手順で対象の顧客を特定してください。

2. エラーメールに記載されたアドレスから対象の顧客を特定する

（1）エラーメール本文内に記載されている「送信先メールアドレス」をコピーします。
（2）「楽楽明細」の「顧客管理」画面の検索キーワード欄に貼り付けて検索し、どの顧客への送信でエラーが発生したか特定します。
（3）もしキーワード検索でヒットしない場合は、メインのアドレスではなく「サブメールアドレス」でエラーが起きている可能性があります。

基本設定 ＞ 顧客項目の設定 ＞ 「サブメールアドレス1～3」の「キーワード検索」にチェックを入れて「変更する」をクリックしてください。

（4）設定変更後、改めてメールアドレスで検索を行い、対象顧客を特定してください。

注意

受取側でメール転送設定がされている場合、エラーメールに記載されたアドレスが「楽楽明細」に登録されていないアドレス（転送先のアドレス）であることがあります。その場合はドメイン名（@以降）から企業を推測してください。

3. 帳票のダウンロード状況を確認し、個別の連絡要否を判断する

（1） 特定した顧客の帳票について、帳票管理 ＞ 帳票一覧より「お客様DL」ステータスを確認します。
（2）「済」になっている、または「お客様DL日時」に時間が記録されている場合は、相手が既に帳票を確認できています。
（3）配信エラー（バウンス）が発生しており、かつ「お客様DL」が「未」のままの場合は、相手に帳票が届いていない可能性が高いため、正しいメールアドレスを確認するか、郵送などの代替手段を検討してください。

注意

「楽楽明細」の機能でエラーメールの文面に顧客コード等を自動付記することはできません。正確性を保つための仕組み上、受信側のメールサーバーが生成した情報をそのまま通知する仕様となっています。

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