本記事では、取引先がWEB利用登録に対して慎重になる理由を
掘り下げ、具体的な対応策をご紹介します。
取引先の立場に寄り添いながら対応方法を検討し、WEB利用登録をスムーズに進めるための実践的な情報をお届けします。
WEB利用登録に対する取引先の反応と背景
取引先がWEB利用登録に対して慎重になる背景にはさまざまな要因が考えられます。
ここでは、取引先の主な反応や背景を3つのポイントに分けて解説します。
▼取引先の主な反応や背景
よくある反応1：ログインIDやパスワードの管理が大変
【背景】
「IDやパスワードの管理が大変」「忘れてしまう」と感じる取引先は少なくありません。
特に、複数のシステムを利用している取引先では、それぞれ異なるIDやパスワードを管理する必要があり、負担が大きくなりがちです。
よくある反応2：新しいWEBでの操作や登録方法がわからない・登録手続きが複雑そう
【背景】
特にパソコン操作に対して苦手意識を持っている方や年配の方が取引先の
担当者である場合、WEBでの操作や登録の手順に対して抵抗を感じることがあります。
「何をどうすればいいのか分からない」といった漠然とした不安があるため、登録作業を後回しにしたり、最終的には登録を諦めてしまったりする場合があります。
よくある反応3：
慣れた紙での受領方法を変えるとかえって手間がかかりそう
【背景】
紙の受領方法に慣れているため、WEBでの受領方法に変更する必要性を感じていない場合があります。
このような場合は、取引先へWEB利用登録のメリットが十分に伝わっていない可能性があります。
さらに、「かえって業務の負担が増えるのでは…」 という誤解から登録を後回しにされることも少なくありません。
取引先の反応への対応策
取引先の様々な反応や状況に対処するための具体的な対応策をご紹介します。
1. 「ログインIDやパスワードの管理が大変」への対応策
メール添付で発行する方法を案内する
ログインIDやパスワードの入力を省略できるよう、メールに帳票を直接添付する方法をご案内します。
この方法により、取引先のログインの手間や、ログインIDとパスワードを管理する負担を大幅に削減できます。
ただし、添付された帳票データにパスワードを設定することはできません。
そのため、セキュリティを重視する場合は、パスワードの設定が可能であるマイページやダウンロードURL（パスワードあり）の活用をご検討ください。
＜参考ページ＞
- メール添付設定方法は「メール添付設定の変更方法」をご確認ください。
- ダウンロードURLの設定方法は「ダウンロードURLに関する設定」をご確認ください。
簡単にパスワードを再設定できることを案内する
取引先がログイン画面から簡単にパスワードを再設定できることを事前に案内します。
これにより、万が一取引先がパスワードを忘れてしまっても、都度お問い合わせいただく必要はありません。
あらかじめ再設定の方法を理解してもらうことで、不安を軽減できます。
＜参考ページ＞
取引先のパスワード再設定を有効にする方法／再設定方法は、マイページのパスワードを忘れた時の対応方法が知りたいです。をご確認ください。
2. 「新しいWEBでの操作や登録方法がわからない」
「登録手続きが複雑そう」への対応策
取引先の代わりに登録を行う旨を案内する
貴社にて取引先の必要情報をヒアリングし、その内容をもとに貴社が登録を代行することができます。
そして、登録完了後は、確認用のメールが取引先へ送信される流れとなります。
これにより登録作業の負担を軽減することで、取引先の抵抗感を和らげることができます。
＜参考ページ＞
取引先の代わりに貴社にて登録する方法は、
利用登録ができない取引先の代わりにメールアドレスを登録できますか？をご確認ください。
QRコードを活用した簡単登録を案内する
取引先の中にスマートフォンでメールアドレスを登録する方が多い場合に有効な方法です。
QRコードを利用してマイページにアクセスできるようにすることで、
利用登録URLの手入力作業を省くことができます。
また、弊社がご用意している案内書面の雛形には、QRコードを記載した場合のイメージもございますので、ぜひご活用ください。
＜雛形イメージ＞
＜参考ページ＞
QRコードのご利用方法と雛型のダウンロードは「STEP2 WEB化のご案内」をご確認ください。
自社ホームページに利用登録URLを掲載する
貴社のホームページに専用の利用登録URLを掲載することで、取引先が利用登録URLを手入力する手間を省き、手軽にかつ正確に登録画面へアクセスできるようになります。
取引先にとって「迷わず・簡単に」登録できる環境を整えることで、利用登録時の負担を減らすことができます。
また、利用登録URLの誤入力による他社のマイページへアクセスしてしまうケースを防ぐことにもつながります。
以下に、自社ホームページへの掲載イメージをご用意しましたのでご参照ください。
※注意：こちらのイメージは参考用です。
貴社のご状況に合わせて内容をご確認のうえご利用ください。
＜自社ホームページへの掲載イメージ＞
＜参考ページ＞
「利用登録機能で登録ができない」など登録操作に関するお問い合わせの
対処方法については、
「利用登録機能で登録ができないと問合せを受けた時の対応方法を知りたいです。」をご確認ください。
3. 「慣れた紙での受領方法を変えるとかえって手間が
かかりそう」への対応策
登録のメリットを明確に伝える
取引先がWEB利用登録することで実際にどのようなメリットが
得られるのか具体例を説明します。
たとえば、「到着スピードが早くなる」だけでなく、「必要な帳票を素早く検索できる」などの具体的な業務改善やコスト削減といった効果を明確に伝えます。
これにより、取引先の理解が深まり、登録に前向きに取り組んでもらいやすくなります。
＜参考ページ＞
取引先のメリットについては、WEB利用登録率を上げる！取引先へ登録してもらうご案内のコツより貴社に適したものを選択いただき、状況に合わせてお使いください。
最後に
WEB利用登録を進める際は、背景や目的を丁寧に伝え、取引先に協力してもらうことが大切です。
ただし、すべての取引先がすぐに対応できるわけではないため、ご意見やご要望を受け入れる姿勢も大事です。
反応がない取引先には、郵送の必要性や状況を確認し、WEB利用登録が可能か判断しましょう。
本記事がWEB利用登録の促進に役立てば幸いです。
ご不明点があれば、お問い合わせフォームよりお気軽にお問い合わせください。
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