このようなお悩みをお持ちではありませんか？
実際、多くのお客様から複数拠点での「楽楽明細」の利用について
お問い合わせをいただいています。
そこで本記事では、複数拠点で「楽楽明細」をスムーズに利用開始いただくためのチェックポイントを分かりやすく解説します。
複数拠点利用時の注意点 | 事前に確認すべきチェックポイント
「楽楽明細」では、基本的に1つの環境で複数拠点の利用が可能です。
しかし、一部の設定項目は1環境につき1つしか設定できないなど、注意が必要です。
既存の環境で複数拠点の利用が可能かどうか、またどのような対応が必要か、事前に以下のチェックポイントをご確認ください。
※複数拠点で異なる帳票を発行する場合や、設定が必要な場合は、環境の追加をおすすめします。
4つのチェックポイントを詳しく解説
「楽楽明細」で複数拠点の利用を検討する際にチェックすべきポイントは複数あります。
ここでは、特に注意が必要な4つのポイントについて、一つずつ解説し、
対応策をご紹介します。
それでは、順番に見ていきましょう。
新しい拠点で「楽楽明細」を利用しようとした際に、「拠点間で異なる取引先に対して同じ顧客コードが割り振られていることが分かった」というケースがございます。
一方、「楽楽明細」では、顧客コードが重複すると登録エラーとなり、
新規取引先の顧客情報を登録できません。
そのため、拠点間での顧客コードが重複してしまうと、「楽楽明細」への登録自体ができません。
上記より、新しい拠点で「楽楽明細」の利用をご検討の場合は、
登録済みの顧客コードと新たに登録する取引先の顧客コードが重複していないかを必ずご確認ください。
重複する場合は以下の対応策をもとにご検討をお願いいたします。
■対応策
- 重複している取引先の顧客コードを調整する
いずれかの拠点の顧客コードを変更し、重複を解消します。
顧客コードを変更する際は各拠点への影響範囲を十分に確認し、混乱が生じないように注意してください。 - 別拠点用に新しく「楽楽明細」を契約する
別拠点でも引き続き同じ顧客コードで利用したい場合は、別拠点用に「楽楽明細」を新たに契約する選択肢もございます。
別拠点専用環境で運用することで、顧客コードが重複することなく
そのまま運用することができます。
新しい拠点で「楽楽明細」を利用しようとした際に、「拠点ごとに帳票の承認者が異なることが分かった」というケースもよくお伺いします。
「楽楽明細」の標準仕様では、承認権限を持つスタッフ全員に承認依頼メールが送付され、そのまま承認することができます。
そのため、拠点ごとに承認者が異なる場合に誤った帳票を承認してしまうリスクが発生します。
上記の通り、新しい拠点で「楽楽明細」の利用を検討する際には、
承認者が拠点ごとに異なるか、従来通り承認権限を持つ担当者が全員承認できる状態で差し支えないかを必ずご確認ください。
承認者を拠点ごとに設定したい場合は、以下の「対応策」を元にご検討をお願いいたします。
■対応策
- 「承認フローオプション」で拠点ごとの承認フローを設定する
「承認フローオプション」では拠点や帳票種別、担当者ごとに承認フローを作成・設定することができます。
承認者が担当拠点の承認依頼のみを受け取れるように制限することで、
別拠点の帳票を承認してしまう懸念がなくなります。
また、承認フローの設定によりスタッフ登録数が上限を超える場合は、「スタッフ数追加オプション」による登録可能数の追加をご検討ください。
新しい拠点で「楽楽明細」を利用しようとした際に、「拠点ごとに顧客情報や帳票の閲覧・編集を制御したいニーズが出てきた」というお声もよく頂戴します。
一方、「楽楽明細」では、特定の顧客や拠点ごとに画面を分けることはできません。
そのため、複数拠点の情報が同一の帳票管理・顧客管理画面に表示されます。
これにより、担当者が誤って別拠点の顧客情報や帳票を閲覧・編集・削除してしまうリスクがあります。
この点を踏まえて、新しい拠点で「楽楽明細」の利用を検討する際には、
拠点毎に閲覧・編集・削除の制御が必要になるかを必ずご確認ください。
必要になる場合、対応策を参考に運用をご検討ください。
■対応策
- キーワード検索を活用して「拠点名」で絞り込む（回避策）
申し訳ございませんが、「特定拠点の担当者のみ参照する」といった閲覧制限はかけることができません。
運用での回避方法として、顧客管理画面で「担当拠点名」など項目を追加して発行元となる拠点を登録し、キーワード検索で絞り込む方法がございます。
これにより、他拠点の帳票を参照することを少なくすることができます。
▼「顧客管理」画面イメージ
設定手順については、
複数部署で1環境を利用する場合、部署ごとに顧客・帳票データを検索できますか？
をご参照ください。
- 別拠点用に新しく「楽楽明細」を契約する
別拠点で拠点ごとに顧客情報や帳票の閲覧・編集を制御したい場合は、別拠点用に「楽楽明細」を新たに契約するのも一案です。
別拠点専用環境で運用することで、担当者が誤って別拠点の顧客情報や帳票を閲覧・編集・削除してしまうリスクを回避できます。
帳票名にも注意が必要です。
新しい拠点で「楽楽明細」を利用しようとした際に、「別拠点で同じ帳票名・異なるレイアウトの帳票を取り扱っていることが分かった」というケースもよくお伺いします。
「楽楽明細」では、同一帳票名で複数の帳票を作成することができますが、同一名称の帳票を作成することで帳票データを取り込む際に選択する「帳票」がどの拠点用なのか識別できなくなる可能性がございます。
これにより、誤って別拠点向けの帳票レイアウトを選択して発行ミスにつながるリスクがございます。
この点を踏まえて、新しい拠点で「楽楽明細」の利用を検討する際には、
別拠点で同じ名称の帳票が存在しているかを必ずご認ください。
同じ名称の帳票が存在している場合、対応策を参考に運用をご検討ください。
■対応策
- 帳票名を工夫する（帳票名に拠点名を追加するなど）
まず、帳票名を工夫する方法があります。
例えば、帳票名に「請求書_東京支店」「請求書_大阪支店」「請求書_福岡支店」と追加すると、どの拠点用の帳票か明確になるため選択しやすくなります。
なお、帳票名は取引先にも表示されるため、帳票名に帳票名以外の名称を追加したくない場合には「承認フローオプション」を活用することで解決できます。
- 「承認フローオプション」で承認依頼可能な帳票を制限する
「承認フローオプション」では、担当者ごとに承認依頼可能な帳票を制限することができます。
予め承認依頼可能な帳票を制限しておくことで、担当以外の帳票を選択・発行してしまうリスクを軽減することができます。
また、必要に応じてスタッフの追加が必要になった場合は、
「スタッフ数追加オプション」をご検討ください。
- 別拠点用に新しく「楽楽明細」を契約する
別拠点でも同じ帳票名で運用したい場合は、別拠点用に「楽楽明細」を新たに契約するのも一案です。
別拠点専用環境で運用することで、誤った帳票レイアウトを選択してしまうリスクを回避できます。
詳細は、「複数部署で1環境を利用する場合、部署ごとに顧客・帳票データを検索できますか？」をご参照ください。
最後に
複数拠点で「楽楽明細」を利用する際は、事前の確認と準備が重要です。
本記事で解説した内容を参考に、貴社の状況をチェックし、現状の環境での利用、機能追加、または新規環境の導入など、最適な方法をご検討ください。
最後までお読みいただき、誠にありがとうございます。
ご不明点やご質問がございましたら、「楽楽明細」お問い合わせフォームよりどうぞお気軽にお問い合わせください。
引き続き、より良いサービスの提供に努めてまいりますので、よろしくお願いいたします。
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