こんなお悩みはないですか？
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「毎月、受取側から『パスワードを忘れてログインができない』と連絡が来て対応に追われている...」「本当に帳票が届いているか不安な気持ちを抱いている...」
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いつの間にか「楽楽明細」に登録されている受取側のメールアドレスが変わっていて帳票が届かなかった。社内の「誰が・いつ顧客情報を変更したのか」が追えず、原因究明や再発防止が難しくて困っている...
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経理部には「発行まで」営業部には「閲覧だけ」と、業務に合わせて役割をきっちり分けたいけれど、設定が難しそう...
3つのお悩み解決方法！
お悩み1：「毎月、受取側から『パスワードを忘れてログインができない』と連絡が来て対応に追われている...」「本当に帳票が相手に届いているか不安な気持ちを抱いている...」
【解決方法】表示項目設定を変更するだけで確認が可能！
毎月、受取側から「ログインできなくて帳票が見られない」と連絡が来て、その都度対応に追われていませんか？また、「本当に帳票が相手に届いているか、確認してくれているか」が分からず、モヤモヤした不安を抱えている担当者様も多いのではないでしょうか？
実は、「楽楽明細」の管理画面を少しカスタマイズするだけで、受取側の状況（ログインしているか、実際に帳票をダウンロードをしたか）を一覧画面から一目で「先回り把握」できるようになります。
詳しくは表示項目の設定方法を参照してください。
ワンポイントアドバイス
日時データから受取側の状態を読み解く「先回りフォロー術」
・「ログイン日時」を確認したところ直近のログイン履歴がない
帳票公開メール自体に気づいていない可能性があります。「迷惑メールフォルダに振り分けられていないか」「宛先が間違っていないか」を確認し、必要に応じてメールの再送や届いているかの確認を入れると効果的です。
・ログイン履歴はあるがダウンロードは未完了
受取側が画面は開いたが、「帳票をダウンロードせずに閉じてしまった」状態です。標準機能の「未ダウンロード企業への自動リマインド機能」を活用すると効果的です。
詳しくは通知メール設定を参照してください。
・「パスワード変更日時」が直近ではない＆ログインできない
直近でパスワード変更の形跡がないにもかかわらず「ログインできない」と連絡があった場合、大半の原因は「現在のパスワードの入力ミス（大文字小文字の打ち間違いなど）」です。その場で「パスワード再設定URL」を発行してご案内することで受取側をお待たせせず、対応が可能です。
詳しくマイページのパスワードを忘れた場合の対応方法を参照してください。
・「パスワード変更日時」が直近で更新されている＆ログインできない
直近で変更履歴があるにもかかわらず「ログインできない」と連絡があった場合、受取側社内でアカウントを複数人で共有して利用しており、誰かがパスワードを変えたことで他の人がログインできなくなっている可能性が高いです。
問い合わせを受けた際は、「別のご担当者様が、最近パスワードを新しく更新された可能性はございませんか？」と先回りして確認してみましょう。受取側を悩ませることなく、原因特定から解決までスムーズにリードできます。
お悩み2： いつの間にか受取側のメールアドレスが変わっていて帳票が届かなかった。社内の「誰が・いつ情報を変更したのか」が追えず、原因究明や再発防止が難しくて困っている...
【解決方法】社内の変更履歴をサクッと追いかける安心運用術
毎月、受取側から「今月の帳票が届かない」と言われて調べてみたら、いつの間にか「楽楽明細」に登録されているメールアドレスが変わっていた...ということはありませんか？ 社内の「誰が・いつ情報を変えたのか」が分からないと、単なる入力ミスなのか、受取側からの正式な変更依頼があったのかの判断がつかず、原因究明や再発防止策を立てるのも難しくて困ってしまいますよね。
実は、「楽楽明細」の顧客管理画面から、過去の操作ログ（変更履歴）をピンポイントで確認するだけで、社内の「いつ・誰が・どんな変更をしたか」が一目で分かります。
顧客管理 ＞顧客の『詳細』ボタンをクリック＞画面下部の変更履歴をご確認ください。
お悩み3：経理部には「発行まで」営業部には「閲覧だけ」と、業務に合わせて役割をきっちり分けたいけれど、設定が難しそう...
【解決方法】業務に合わせて画面を最適化するスタッフ権限を使い分け
「楽楽明細」を運用するメンバーが増えたり、営業部など他部署のメンバーも画面を見るようになったりした際、全員が同じ「管理者」のまま運用していませんか？
「誰でも設定を変更したり、データを削除できたりする状態は怖いけれど、権限の設定ってなんだか難しそう...」と後回しになってしまう担当者様も多いのではないでしょうか？
実は、「楽楽明細」には最初から4つの分かりやすい権限（役割バリエーション）が用意されているため、担当者様の業務に合わせて選ぶだけで、簡単に安全な体制が作れます。
予期せぬ誤操作や社内データの取り扱いミスを未然に防ぎ、誰もが迷わず安心して業務に集中できる環境を整えましょう！
| 権限名 | 担当者様の一例 | できること |
| ① 管理者権限 |
システム全体の統括・責任者 |
基本設定の変更、顧客データの編集、帳票の取り込みから最終承認まで、すべての操作ができる権限です。 |
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② スタッフ権限 （顧客・帳票管理） |
経理の実務リーダー・主担当 |
帳票の取り込みや承認依頼だけでなく、受取側のメールアドレス変更など「顧客データの編集」も任せたい実務担当者向けです。 |
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③ スタッフ権限 （帳票管理） |
毎月のデータ作成・作業担当
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帳票データの取り込みから「承認の依頼」までを行う、毎月の発行実務に特化した担当者向けです（顧客情報の変更はできません）。 |
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④ スタッフ権限 （参照） |
受取側からの問い合わせを受ける営業部
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発行済みの帳票や受取側情報の確認のみできる、完全な「閲覧だけ」の安心権限です。データの書き換えや削除は一切できません。 |
最後に
本記事でご紹介した内容について、設定内容などでご不明な点がございましたら、いつでもお問い合わせフォームよりお気軽にお問い合わせください。
また、さらに「自社運用に合わせた楽楽明細」へより進化させるための活用ノウハウを、以下のテーマ別記事でも分かりやすくご紹介しています。貴社の次のステップに合わせて、ぜひ続けてチェックしてみてください！
社内のチェック体制や過去データ管理の手間をさらに削ぎ落とす社内向けのライフハック集です。
「確実に帳票を取引先に届けたい！」に応える5つの送付先・データ管理術
②受取側とのやり取りをもっと自動化したい方へ
「帳票が届かない」という連絡をゼロにし、さらに受取側からの注文書や承諾書などの回収までを一本化する、外向けのスマート運用ガイドです。
帳票を送るだけじゃない！受取側とのやり取りを「楽楽明細」だけで完結させる「お客様マイページ」活用ライフハック
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